Аутсорсинг печати — это передача всех или части процессов печати документов сторонней специализированной компании. Такой подход активно используется как малыми предприятиями, так и крупными корпорациями, поскольку позволяет существенно сократить затраты, повысить эффективность и избавиться от необходимости обслуживать парк печатной техники внутри компании.
Вместо закупки принтеров, обслуживания картриджей и решения технических сбоев, организация заключает договор с поставщиком услуг, который берет все эти задачи на себя. Перед тем, как заказать соответствующие услуги, необходимо также посмотреть цены на аутсорсинг печати.
Главные плюсы аутсорсинга
Основное преимущество аутсорсинга печати заключается в снижении затрат. Организация больше не нуждается в покупке оборудования, расходных материалов и запасных частей. Более того, компании, предоставляющие такие услуги, обычно используют современные, экономичные и экологичные решения, позволяющие минимизировать расходы на бумагу, краску и электроэнергию. Также упрощается документооборот. Все процессы оптимизируются, благодаря чему ускоряется обработка, сканирование и архивирование документов.
Что нужно делать перед тем, как перейти на аутсорсинг?
Перед тем как перейти на аутсорсинг, важно провести аудит текущих затрат на печать, оценить объёмы и понять, какие процессы требуют автоматизации. Надежный поставщик услуг обязательно предложит предварительное обследование инфраструктуры и подберет оптимальный пакет услуг- от простого обслуживания оборудования до комплексного решения «под ключ» с арендой техники и программного обеспечения.
Выбирая подрядчика, необходимо обращать внимание на такие характеристики, как:
- репутация;
- техническая поддержка;
- наличие современных устройств;
- прозрачность тарифов;
- готовность адаптироваться под нужды клиента.
Желательно заключать договор с четко прописанными условиями: временем реагирования, SLA по обслуживанию, объемами и стоимостью печати, а также порядком отчетности. Внедрение аутсорсинга печати особенно актуально в условиях гибридной или удаленной работы, когда часть сотрудников трудится из дома и важно обеспечить безопасный и контролируемый документооборот. При правильном подходе он способствует снижению издержек, повышению продуктивности и позволяет сосредоточиться на основном направлении деятельности компании, передав рутинные процессы в руки профессионалов.
